Tugas Pokok dan Fungsi Humas

Baca Juga

Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Humas atau Public Relations (PR). Pengumpulan Informasi, Dokumentasi, Publikasi, Protokoler.

Apa saja tugas pokok Hubungan Masyarakat (Tupiksi Humas) atau Public Relations (PR). Berikut ini uraiannya.

Pengertian Humas

Sebelumnya, kita segarkan dulu pemahaman tentang pengertian humas. Berdasarkan Webster’s New World Dictionary, Humas adalah sebuah hubungan yang dibangun dengan tujuan untuk menghubungkan masyarakat dengan organisasi agar saling berkaitan dan menciptakan sebuah opini masyarakat atau membentuk suatu citra organisasi.

Menurut International Public Relations Association (IPRA), Humas atau Public Relations adalah sebuah fungsi manajemen yang sudah memiliki perencanaan yang matang serta berkelanjutan di dalam suatu organisasi induk atau lembaga swasta dengan tujuan untuk mendapatkan pengertian, simpati, dan dukungan dari berbagai macam pihak terkait. (Gramedia)

Bagian Hubungan Masyarakat (Humas) mempunyai tugas melaksanakan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan dalam bidang hubungan masyarakat.

Secara umum, fungsi humas antara lain:

1. Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan pengelolaan informasi.

2. Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan penyelenggaraan dan pengelolaan dokumentasi.
3. Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan penyelenggaraan publikasi.
4. Penyelenggaraan kegiatan keprotokolan daerah.
5. Penyelenggaraan tata usaha Bagian Hubungan Masyarakat.

Tugas Pokok dan Fungsi Humas

A. Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi

Tugas Pokok Humas: 

Melaksanakan inventarisasi dan mengolah data, menyiapkan bahan penyusunan rancangan kebijakan pengumpulan dan penyajian informasi, dokumentasi kegiatan pemerintah daerah, serta melaksanakan tata usaha Bagian Humas.

Uraian Tugas Humas

1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi
2. Menyusun rencana kerja, anggaran dan jadwal kegiatan Bagian Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi
3. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi.
4. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
5. Mengumpulkan, menganalisa informasi/ opini masyarakat dan lembaga dan menyampaikan kepada pimpinan sebagai bahan kebijakan.

6. Menerima keluhan masyarakat dan meneruskannya kepada pimpinan lembaga/ instansi terkait serta menyusun dan memberikan tanggapan terhadap keluhan masyarakat.
7. Mengelola dan menganalisa kotak saran internal dan eksternal.
8. Mendokumentasikan audio visual kegiatan pimpinan
9. Menyelenggarakan dan mengelola komunikasi internal di lingkungan organisasi dan karyawan
10. Membina dan mengkoordinasikan kegiatan kehumasan

11. Menyusun, menganalisa klipping pemberitaan sebagai bahan pengambilan kebijakan pimpinan.
12. Mempersiapkan bahan-bahan pameran.
13. Mendistribusikan penerbitan internal.
14. Mengelola administrasi sambutan.
15. Mengarsip bahan sambutan dan klipping berita.

16. Mengelola administrasi publikasi televise dan kaset rekaman.
17. Mengelola data dinding Bagian Humas.
18. Melaksanakan tata usaha Bagian Humas.
19. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi.

B. Publikasi

Tugas Pokok Humas: 

Melaksanakan inventarisasi dan mengolah data, menyiapkan bahan penyusunan rancangan kebijakan penyelenggaraan publikasi.

Uraian Tugas Humas

1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan publikasi.
2. Menyusun rencana kerja, anggaran, dan jadwal kegiatan Sub Bagian Publikasi.
3. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan publikasi
4. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan publikasi dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
5. Menyiapkan dan mengedit naskah-naskah publikasi

6. Menyelenggarakan penyiaran informasi/ promosi kebijakan, pelaksanaan dan hasil kegiatan pembangunan melalui berbagai macam media massa.
7. Mendampingi dan meliput kegiatan pimpinan.
8. Mendistribusikan produk-produk untuk publikasi.
9. Mengevaluasi program publikasi.
10. Mengklipping dan mengevaluasi berita.

11. Mengkoordinasikan pembinaan hubungan dengan media rakyat, kelembagaan masyarakat, dan kelembagaan di lingkungan sekitar.
12. Mengkoordinasikan dan menyelenggarakan pelayanan pers
13. Mengkoordinasikan, merencanakan, menyusun dan membuat penerbitan internal dan eksternal.
14. Merencanakan, menyusun dan membuat materi audio visual, CD interaktif dan internet.
15. Merencanakan, menyusun dan membuat materi alat bantu presentasi pimpinan.

16. Merencanakan dan membuat materi publikasi luar ruang dan dalam ruang.
17. Merencanakan dan menyelenggarakan materi pimpinan.
18. Menyusun sambutan/ ceramah pimpinan.
19. Melaksanakan pelayanan pers dan jumpa pers.
20. Mengkoordinasikan, menyusun hak jawab serta tanggapan masyarakat di media massa.

21. Mengelola website dan email perusahaan
22. Mengkoordinasikan dan menyusun kebijakan di bidang publikasi.
23. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Publikasi.

C. Bagian Protokol

Tugas Pokok Humas

Melaksanakan kegiatan keprotokolan daerah.

Uraian Tugas Humas

1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan keprotokolan.
2. Menyusun rencana kerja, anggaran dan jadwal kegiatan Sub Bagian Protokol.
3. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan keprotokolan.
4. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan keprotokolan dan menyiapkan petunjuk pemecahan masalah.
5. Bersama-sama dengan Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan Bagian Umum, menyusun dan mengatur jadwal acara-acara pimpinan

6. Melaksanakan koordinasi penerimaan kunjungan kerja dari pemerintah dan menyiapkan bahan rancangan, penyusunan jawaban kuesioner kunjungan kerja tersebut.
7. Mempersiapkan dan menyelenggarakan administrasi pelayanan tamu.
8. Menyiapkan dan mengatur VIP Room di bandara, pengawalan dan pengamanan acara perjalanan tamu.
9. Menyiapkan cindera mata/ tanda kenang-kenangan yang diperlukan.
10. Mengatur dan mengurus hubungan antar korps diplomatik dan konsuler dengan Bupati/ Wakil Bupati.

11. Menyelenggarakan pengaturan dan persiapan akomodasi dan transportasi/ tiket tamu.
12. Melaksanakan koordinasi dengan instansi/ pihak lain yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan protokoler/ upacara resmi yang dihadiri pejabat terkait.
13. Mengatur tata ruang, tata tempat dan tata urutan penyelenggaraan upacara.
14. Mempersiapkan naskah-naskah penyelenggaraan upacara pelantikan/ pengukuhan serta serah terima jabatan/ pelantikan pejabat.
15. Mempersiapkan dan mengatur pelaksanaan upacara baik tingkat daerah maupun nasional.

16. Menyelenggarakan informasi internal
17. Mendampingi kegiatan pimpinan.
18. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Protokol.

Demikian uraian Tugas Pokok dan Fungsi Humas yang diolah dari berbagai sumber untuk kepentingan praktis para praktisi humas (public relations officer).*

Buku Wajib Humas Modern: Humas Online, Panduan Praktis Cyber PR

Lekkas